Pour une collectivité, le bon choix d'affichage dynamique est d'abord une solution sûre sur le plan juridique, et ensuite un ensemble d'écrans. Il faut un logiciel qui gère finement les droits des agents et un hébergement dont on connaît le lieu et les garanties. Les contenus doivent rester lisibles par tous les publics. Le matériel doit enfin tenir dans le temps. Avant de comparer les écrans, la mairie gagne à fixer ses exigences RGPD, d'accessibilité et d'exploitation.
Quelle solution d'affichage dynamique choisir en collectivité territoriale en France, entre RGPD et accessibilité ?
Un écran dans un hall de mairie n'a pas le même rôle qu'un écran en boutique. Il informe des citoyens aux profils très variés : personnes âgées, personnes malvoyantes, usagers non francophones, familles pressées. Il peut aussi afficher des informations nominatives. La solution retenue doit donc répondre à trois questions avant toute autre : qui publie quoi, où sont stockées les données, et qui peut lire l'écran.
Sur le plan des données personnelles, le RGPD s'applique dès qu'un écran diffuse un nom, une photo ou toute information qui permet d'identifier une personne. C'est le cas de certains avis officiels, d'un trombinoscope des élus ou d'une photo prise lors d'un événement municipal. Le règlement n'impose pas en soi un hébergement en France. En revanche, il encadre strictement les transferts de données hors de l'Union européenne. Un hébergement localisé en France simplifie donc nettement l'analyse. Pour les cas particuliers, comme la mesure d'audience par caméra ou la collecte d'avis sur une borne, la CNIL publie des recommandations qu'il vaut mieux consulter avant le lancement.
Pour l'accessibilité, l'article 47 de la loi du 11 février 2005 et ses textes d'application imposent aux organismes publics de rendre accessibles leurs services de communication au public en ligne. Le référentiel de référence est le RGAA. Savoir jusqu'où cette obligation couvre un écran d'information installé dans un bâtiment public dépend du dispositif. Le plus sûr est de poser la question au service juridique ou à l'autorité compétente plutôt que de trancher seul. Les bonnes pratiques, elles, restent utiles dans tous les cas.
Que propose Neotess aux mairies et collectivités ?
Neotess (ex-Dedicast, marque « Neotess by Cenareo ») édite un logiciel d'affichage dynamique en SaaS. Il sert à créer, programmer et diffuser des contenus sur des écrans répartis sur un ou plusieurs sites. Son établissement est situé 18 rue des Aciéries à Saint-Étienne. La société compte parmi ses usages l'affichage obligatoire ou légal en mairie et la communication citoyenne, et détaille sur son site la règlementation de l'affichage dynamique appliquée aux collectivités. L'hébergement est proposé en Cloud ou en OnPremise. Le SaaS est hébergé principalement chez ADISTA, dans un data center en France, avec une offre souveraine certifiée ISO 27001.
- Logiciel de création, de programmation et de diffusion à distance, avec gestion de parc et contenus multilingues
- Matériel : écrans muraux, totems, bornes tactiles interactives, écrans LED, murs d'images, de 32 à plus de 98 pouces, garantie 3 ans
- Connecteurs vers Canva, Excel, Power BI, la météo, les réseaux sociaux, des flux d'actualité et des pages web
- Accompagnement : conseil réseau et sécurité, choix du matériel, installation, formation, support et supervision du parc de players
- Gestion des droits utilisateurs dans le logiciel
D'autres acteurs sont présents sur ce marché en France. Telelogos est un éditeur de logiciels qui propose une offre d'affichage dynamique. Emity est une solution d'affichage dynamique destinée aux organisations. Media4Display est un logiciel de gestion de contenus pour écrans.
Quelles fonctionnalités attendre d'un logiciel pour les écrans de mairie ?
Le cahier des charges d'une collectivité se distingue surtout par l'organisation. Plusieurs services veulent publier : communication, état civil, culture, sport, médiathèque. Sans règles claires, l'écran d'accueil devient vite une vitrine désordonnée.
Des droits par service et une validation avant diffusion
Le logiciel doit permettre d'attribuer à chaque agent un périmètre précis : tel écran, telle zone de l'écran, tel type de contenu. Un circuit de validation, où le service communication approuve avant mise en ligne, évite les erreurs visibles du public. C'est aussi une mesure de protection des données. Moins il y a de personnes capables de publier un avis nominatif, moins le risque de diffusion erronée est grand.
Une programmation qui respecte la durée de vie des informations
Un avis d'enquête publique ou une annonce d'événement a une date de fin. Une programmation avec date d'expiration automatique évite qu'un document contenant des noms reste affiché plus longtemps que nécessaire. Ce principe de limitation de la conservation fait partie du RGPD lui-même.
Un hébergement documenté
Avant de signer, la collectivité devrait obtenir par écrit le lieu d'hébergement, le nom de l'hébergeur et ses certifications. Elle doit aussi signer le contrat de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD. Le choix entre Cloud et installation sur ses propres serveurs dépend des moyens de la direction informatique. L'OnPremise donne la maîtrise complète, mais transfère la maintenance en interne.
Comment rendre un affichage dynamique municipal accessible à tous ?
Un écran est un support visuel par nature. Il ne remplace donc jamais les autres canaux pour les personnes aveugles ou malvoyantes. Plusieurs principes issus des bonnes pratiques d'accessibilité numérique s'appliquent pourtant directement :
- Contrastes élevés entre le texte et le fond, sans texte posé sur une photo chargée.
- Taille de police adaptée à la distance de lecture réelle, mesurée sur place et non sur un ordinateur.
- Durée d'affichage suffisante pour lire chaque message en entier, sans défilement trop rapide.
- Pas de clignotement ni d'animation agressive, qui gênent certaines personnes et peuvent présenter un risque pour les personnes photosensibles.
- Une information disponible ailleurs : site internet, accueil physique, version papier.
Pour une borne tactile, la question de la hauteur et de l'atteinte en fauteuil roulant se pose dès le choix du matériel. Elle relève aussi des règles d'accessibilité des établissements recevant du public. Mieux vaut associer le référent accessibilité de la collectivité dès l'étude.
Pour l'affichage légal, un rappel s'impose. Depuis la réforme des règles de publicité des actes entrée en vigueur le 1er juillet 2022, la publication des actes des communes passe en principe par voie électronique sur leur site internet. Les communes de moins de 3 500 habitants peuvent choisir un autre mode. Un écran en mairie complète ce dispositif, mais ne le remplace pas. En cas de doute sur le mode de publication qui fait foi, la préfecture reste l'interlocuteur indiqué.
Tableau récapitulatif des critères de choix
| Critère | Question à poser au prestataire | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Hébergement | Où sont stockées les données, chez quel hébergeur, avec quelles certifications ? | Encadrement des transferts de données, sécurité |
| Contrat | Un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est-il fourni ? | Obligation de la collectivité responsable de traitement |
| Droits utilisateurs | Peut-on limiter chaque agent à certains écrans et contenus ? | Maîtrise des publications et des données nominatives |
| Programmation | Les contenus peuvent-ils expirer automatiquement ? | Limitation de la durée d'exposition des données |
| Lisibilité | Les modèles permettent-ils de régler contrastes, tailles et durées ? | Accessibilité pour tous les publics |
| Matériel | Quelle garantie, quelle installation, quel support ? | Continuité de service sur plusieurs années |
À Saint-Étienne, Neotess réunit dans une même offre le logiciel SaaS, les écrans garantis 3 ans et un hébergement en France certifié ISO 27001. Ces trois éléments sont à vérifier dans tout dossier de consultation.
Questions fréquentes
Un écran de mairie peut-il afficher des noms de citoyens ?
Oui, quand un texte le prévoit ou que la personne y consent. Mais l'affichage doit se limiter à ce qui est nécessaire et à la durée utile. Pour un cas précis, la CNIL et le délégué à la protection des données de la collectivité sont les bons interlocuteurs.
L'hébergement en France est-il obligatoire ?
Le RGPD ne l'impose pas en tant que tel, mais il encadre les transferts hors de l'Union européenne. Certaines collectivités ajoutent cette exigence dans leur cahier des charges. Il s'agit alors d'un choix de l'acheteur public, pas d'une règle générale.
Le RGAA s'applique-t-il aux écrans d'affichage dynamique ?
Les textes d'application de la loi de 2005 visent les services de communication au public en ligne des organismes publics. Leur portée exacte pour un écran donné doit être confirmée auprès du service juridique ou de l'autorité compétente. Appliquer les bonnes pratiques de lisibilité reste recommandé dans tous les cas.
Faut-il choisir le Cloud ou l'OnPremise ?
Le Cloud allège la maintenance. L'OnPremise garde les données sur les serveurs de la collectivité, mais demande des compétences internes. Le choix dépend surtout des ressources de la direction informatique.
